Factura Electrónica DIAN Colombia
La factura electrónica es obligatoria en Colombia para la mayoría de contribuyentes. DIAN implementó un sistema de validación previa, donde cada factura debe ser aprobada por DIAN antes de entregarla al cliente. Este sistema realiza 250 validaciones en tiempo real y genera un código único llamado CUFE. Esta guía explica el marco legal, proceso de habilitación y operación práctica.
Marco Legal y Obligatoriedad
Leyes y resoluciones:
- Ley 1819 de 2016: Reforma tributaria que implementó factura electrónica
- Ley 1943 de 2018 (Art. 616-1): Validación previa obligatoria
- Resolución 000030 de 2019: Requisitos técnicos de factura electrónica
- Resolución 000020 de 2019: Define obligados a facturar electrónicamente
¿Quiénes están obligados?
- Grandes contribuyentes: Obligados desde 2018
- Responsables de IVA: Según calendario DIAN (implementación gradual 2019-2025)
- Profesionales independientes: Según umbrales de ingresos
- Emisores voluntarios: Pueden habilitarse aunque no sean obligados
2018-2019
Grandes contribuyentes
2020-2023
Medianas empresas
2024-2025
Pequeñas y profesionales
Sanciones por incumplimiento:
- Multas hasta 1% de ingresos brutos
- Clausura de establecimiento
- No deducibilidad de costos sin factura válida
Sistema de Validación Previa
¿Qué es validación previa?
La factura debe ser validada por DIAN ANTES de entregarla al cliente. DIAN realiza 250 validaciones en tiempo real (fracciones de segundo) y responde: Aprobada o Rechazada.
Proceso de validación (paso a paso):
1. Empresa genera factura en software
Software de facturación crea documento con datos completos
2. Software envía XML a DIAN
Transmisión electrónica en formato XML estructurado
3. DIAN valida 250 reglas
- Formato XML correcto
- NIT emisor habilitado
- Numeración consecutiva
- Datos obligatorios completos
- Tasas IVA correctas (19%, 5%, 0%)
- Firma digital válida
- CUFE calculado correctamente
4. DIAN responde: Aprobada o Rechazada
Respuesta en segundos (tiempo real)
5. Si aprobada: genera certificado de validación
DIAN certifica factura con CUFE único
6. Software envía factura + certificado a cliente
Cliente recibe factura validada con QR y CUFE
✓ Ventajas validación previa
- Efectos fiscales inmediatos
- Título valor negociable (factoring)
- Mayor seguridad jurídica
- Control fiscal en tiempo real
⚠️ Si rechazada
- Corregir errores identificados
- Reenviar a DIAN
- NO entregar factura rechazada
CUFE — Código Único de Factura Electrónica
El CUFE es un código alfanumérico único de 96 caracteres que identifica inequívocamente cada factura electrónica en Colombia.
Características del CUFE:
- 96 caracteres alfanuméricos
- Generado mediante algoritmo SHA-384 establecido por DIAN
- Combina: número factura, fecha, NIT emisor, NIT receptor, valor total, otros campos
- Imposible duplicar o falsificar
¿Para qué sirve el CUFE?
- Validar autenticidad de factura
- Consultar en portal DIAN
- Verificar validación
- Trazabilidad fiscal completa
Cómo verificar CUFE:
- Portal DIAN: "Consulta de validación"
- Escanear QR code de factura
- Ingresar CUFE manualmente
- Resultado: Validada o No encontrada
Habilitación como Facturador Electrónico
Para emitir facturas electrónicas válidas, debe habilitarse ante DIAN. Este proceso incluye pruebas técnicas y aprobación oficial.
Paso 1: Registro en DIAN
- Acceder portal "Habilitación" DIAN
- Login con NIT y contraseña
- Seleccionar "Registro como facturador electrónico"
Paso 2: Seleccionar modalidad
Paso 3: Configurar numeración
- Solicitar rangos de numeración
- Definir prefijos (si aplica)
- Obtener resolución de facturación
Paso 4: Ambiente de pruebas (SET) ⚠️ CRÍTICO
Realizar pruebas técnicas antes de producción:
- Requisito mínimo:
- 2 facturas electrónicas
- 1 nota crédito
- 1 nota débito
- Todas deben validarse correctamente por DIAN
Paso 5: Revisión DIAN
- DIAN revisa documentos de prueba
- Verifica cumplimiento técnico
- Tiempo: 2-5 días hábiles
Paso 6: Habilitación producción ✓
- Si pruebas exitosas: habilitado en producción
- Recibir notificación oficial de habilitación
- Ya puede emitir facturas válidas
Paso 7: Inicio emisión
Comenzar facturación electrónica. Todas las facturas pasan por validación previa automáticamente.
Software de Facturación: Opciones
Opción 1: Gratuita DIAN
Ventajas:
- Totalmente gratis
- Sin límite de facturas
- Validación integrada
- Soporte DIAN
Desventajas:
- Interfaz básica
- No integra contabilidad
- Proceso manual
Ideal: Pequeños negocios, bajo volumen
Opción 2: Proveedor Tecnológico
Características:
- Software especializado
- Integración contabilidad/inventarios/POS
- Automatización procesos
- Costo: mensual o transaccional
Ejemplos:
Siigo, Alegra, Contaware, Defontana, etc.
Ideal: Empresas medianas/grandes, alto volumen
Opción 3: Software Propio
Características:
- Desarrollo interno
- Integración sistemas existentes
- Requiere certificación DIAN
- Mantener actualizaciones técnicas
Ideal: Grandes corporaciones
Elementos Obligatorios de la Factura Electrónica
Datos del emisor
- NIT
- Razón social
- Dirección, teléfono, email
Datos del receptor
- NIT o documento identidad
- Razón social o nombre
- Dirección, email
Datos de transacción
- Número consecutivo autorizado
- Fecha y hora emisión
- Fecha y hora validación DIAN
- Medio y forma de pago
Productos/servicios
- Descripción detallada
- Cantidad, precio unitario
- Tasa IVA (19%, 5%, 0%)
- Monto IVA desglosado
Elementos técnicos ⚙️
- CUFE (96 caracteres)
- Firma digital del emisor
- QR code con link validación DIAN
- UUID (identificador único)
Liquidación
- Subtotal
- Total IVA
- Descuentos (si aplican)
- Total factura
Preguntas Frecuentes
¿Es obligatoria la factura electrónica para todos?
No para todos, pero sí para la mayoría de contribuyentes. Grandes contribuyentes y responsables de IVA están obligados según calendario DIAN. Pequeños negocios con ingresos bajos pueden estar exentos temporalmente. Consulte su obligación en portal DIAN según NIT.
¿Cuánto cuesta implementar factura electrónica?
Depende de la opción: (1) Facturación Gratuita DIAN: $0 (gratis); (2) Proveedor tecnológico: $30.000-$200.000 COP/mes según funcionalidades; (3) Software propio: costos de desarrollo variables. Para pequeños, recomendamos opción gratuita DIAN.
¿Qué es el CUFE y dónde lo encuentro?
El CUFE es el código único de 96 caracteres que identifica cada factura. Lo encuentra en: (1) Factura PDF recibida (generalmente al final), (2) XML de la factura, (3) QR code escaneado. Sirve para verificar autenticidad en portal DIAN.
¿Cómo verifico si una factura fue validada por DIAN?
Ingrese al portal DIAN → "Consulta de validación de factura electrónica" → Ingrese CUFE o escanee QR code. DIAN mostrará si la factura está validada, fecha/hora de validación, y datos del emisor.
¿Qué pasa si DIAN rechaza mi factura?
DIAN indica el motivo del rechazo (ej: NIT inválido, tasa IVA incorrecta, numeración duplicada). Debe corregir el error en su software y reenviar la factura. NO entregue factura rechazada al cliente. Si persiste, consulte soporte técnico del software o DIAN.
¿Cuánto demora la validación previa?
La validación es inmediata (fracciones de segundo). DIAN responde en tiempo real. Si el sistema funciona correctamente, la respuesta llega en 1-3 segundos. En horarios pico puede demorar un poco más, pero generalmente es instantáneo.
¿Puedo seguir usando facturas en papel?
No, si está obligado a factura electrónica. Una vez habilitado, TODAS sus facturas deben ser electrónicas con validación previa DIAN. Facturas en papel no tienen validez fiscal. Solo pueden usarse en casos excepcionales autorizados (ej: falla tecnológica temporal con autorización DIAN).
Temas relacionados
Fuentes oficiales
- DIAN — Factura Electrónica — Portal oficial factura electrónica
- DIAN — Micrositio Sistema Facturación — Guías y tutoriales completos
- DIAN — Facturación Gratuita — Software gratuito DIAN
- Resolución 000030 de 2019 — Requisitos técnicos factura electrónica
Información verificada
Última revisión: 9 de noviembre de 2025 • Por: Equipo ivacalculator.com
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