Declaración D-104 en Costa Rica: Guía Completa para el IVA Mensual

Información basada en el Reglamento del IVA (Decreto 41779-H) y en la resolución DGT-R-013-2020. No sustituye asesoría profesional.

Qué es el formulario D-104

El D-104 es la declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado para contribuyentes del Régimen Tradicional. Se presenta exclusivamente a través del portal ATV y permite liquidar el IVA cobrado en ventas (débito) contra el IVA pagado en compras (crédito). Aun cuando no haya ventas, la DGT exige presentarlo para mantener la condición de contribuyente activo.

Quiénes deben presentarlo y quiénes quedan fuera

Deben declarar todos los negocios registrados en el Régimen Tradicional, incluyendo comercios, profesionales liberales, plataformas digitales y compañías de servicios. También están obligadas las empresas que venden con tasas reducidas de 4%, 2% o 1%. En cambio, los contribuyentes del Régimen Simplificado presentan el formulario D-105 de manera trimestral.

Si tus ingresos anuales superan los ₡69 millones (umbral 2025) o si realizas actividades no autorizadas para el simplificado, debes usar D-104. También aplica a empresas que reciben créditos fiscales importantes, incluso si el 100% de sus ventas son a tasa 0% (exportaciones).

D-104 vs D-105: comparativo rápido

Información necesaria antes de empezar

• Usuario y contraseña activos en ATV.
• Reporte de ventas emitidas desde tu sistema de factura electrónica.
• Reporte de compras aceptadas por la DGT (solo facturas aceptadas generan crédito).
• Conversión de montos en dólares a colones usando el tipo de cambio del Banco Central.
• Detalle de tasas aplicadas (13%, 4%, 2%, 1%) para segmentar correctamente.

Plazos y forma de pago

El formulario debe presentarse entre el día 1 y el 15 del mes siguiente al período declarado. Si el 15 cae en fin de semana o feriado, el plazo se traslada al día hábil siguiente. El pago del impuesto debe hacerse el mismo día mediante débito bancario en ATV, SINPE o ventanilla bancaria con el recibo generado.

Cuando no hubo ventas ni compras, se presenta una “Declaración sin movimiento” antes del día 28. Omitir este paso puede provocar multas por no presentación.

Paso a paso para llenar el D-104 en ATV

1. Entra al ATV y selecciona el contribuyente correspondiente.
2. Ve a “Declaraciones” → “Presentar declaración” → “IVA D-104”.
3. Elige el período (ej. 01-2025) y confirma.
4. Ingresa las ventas gravadas por tasa (líneas 1 a 4). El sistema calcula automáticamente el IVA débito.
5. Registra las compras con derecho a crédito (líneas 6 a 9). Usa únicamente facturas aceptadas.
6. Verifica el resumen que muestra el IVA neto a pagar o a favor.
7. Declara retenciones, percepciones o ajustes, si existen.
8. Adjunta notas explicativas en caso de variaciones inusuales.
9. Envía la declaración y descarga el PDF de confirmación.
10. Procede al pago en línea o genera el recibo para cancelarlo en el banco.

Cómo calcular el IVA neto

Declaración sin movimiento

Si no hubo ventas ni compras durante el mes, selecciona “Declaración sin movimiento” en la primera pantalla del formulario. Completa los datos básicos y envíalo antes del día 28. Esto evita multas y mantiene tu estado activo. Guarda el acuse de recibo como prueba.

Qué hacer con los saldos a favor

Los saldos pueden arrastrarse automáticamente al siguiente período, usarse para compensar otros impuestos o solicitarse en devolución. Para pedir devolución necesitas al menos tres períodos consecutivos con saldo a favor, presentar la solicitud en ATV y adjuntar la documentación de respaldo (facturas, planillas, contratos). Hacienda puede tardar varios meses en resolver.

Errores comunes

• Registrar ventas en la tasa incorrecta.
• Declarar créditos basados en facturas rechazadas.
• Olvidar convertir montos en dólares al tipo de cambio oficial.
• No guardar el PDF de confirmación y el recibo de pago.
• Enviar la declaración sin revisar que los reportes del sistema coinciden.

Si detectas un error después de enviar la declaración, presenta una rectificativa. Ingresa nuevamente al formulario, marca la casilla “Declaración Rectificativa” y corrige todas las líneas. La DGT puede solicitar documentación adicional si el ajuste reduce el impuesto a pagar.

Sanciones por incumplimiento

• Presentación tardía: multa mínima de tres salarios base y 1% mensual de interés.
• Omisión reiterada: cierre temporal del negocio hasta por cinco días.
• Datos falsos: multas de hasta 150% del impuesto omitido y posible denuncia penal.

Evita sanciones configurando recordatorios internos, automatizando reportes desde tu facturación electrónica y conciliando con tiempo.

Documentación que conviene archivar

• PDF y XML de cada factura emitida y recibida.
• Reportes descargados del ATV (ventas y compras).
• Constancias de pago del impuesto.
• Comunicación con proveedores cuando se emiten notas de crédito o débito.
• Copias de las rectificativas, si las hubo.

Relación con otras obligaciones

La D-104 se integra con todo el ecosistema tributario: alimenta la declaración anual de renta, sirve de respaldo para solicitar devoluciones de ventas al 1% y ayuda a decidir si te conviene permanecer en el régimen tradicional. Mantén los plazos al día para que Hacienda apruebe trámites como exoneraciones o certificaciones de estar al día.