Factura Electrónica en Costa Rica: ATV, CAByS y Llave Criptográfica

Guía elaborada con base en las resoluciones DGT-R-033-2019 y manuales oficiales de Hacienda. Información educativa, no reemplaza asesoría especializada.

Por qué la factura electrónica es obligatoria

Desde 2019 la Dirección General de Tributación exige que todos los contribuyentes del IVA emitan comprobantes electrónicos. El sistema garantiza que cada venta llegue en tiempo real a Hacienda, evita la evasión y alimenta la información necesaria para declarar el Formulario D-104. No cumplir implica multas y la invalidez de las facturas frente a tus clientes.

La plataforma oficial es el ATV (Administración Tributaria Virtual), donde actualizas tu RUT, obtienes la llave criptográfica y te comunicas con la DGT. Aunque existe un sistema gratuito, también puedes usar proveedores privados o integrar tu ERP. Lo importante es cumplir la norma técnica y adjuntar el código CAByS correspondiente a cada producto.

Qué es el Sistema ATV

El ATV es el portal de trámites tributarios de Costa Rica. Sus funcionalidades principales incluyen:

• Actualización del RUT y registro de actividades económicas.
• Emisión de comprobantes electrónicos con el sistema gratuito.
• Presentación y pago de declaraciones (D-104, D-105, renta, etc.).
• Recepción de notificaciones oficiales y seguimiento de expedientes.
• Solicitud y administración de la llave criptográfica y certificados.

Accede mediante atv.hacienda.go.cr. El usuario es tu número de identificación y la contraseña se genera en línea. Algunas gestiones requieren una tarjeta inteligente emitida por los bancos autorizados.

Tipos de comprobantes electrónicos

Cada operación comercial tiene un documento específico:

• Factura electrónica: ventas B2B y operaciones con desglose de IVA.
• Tiquete electrónico: ventas al consumidor final con montos menores.
• Nota de crédito electrónica: anulaciones, descuentos o ajustes a facturas previas.
• Nota de débito electrónica: cargos adicionales como intereses o servicios extra.
• Factura electrónica de compra: para documentar compras a proveedores sin factura electrónica (régimen simplificado).

Todas deben cumplir con el esquema XML establecido por Hacienda y contener los datos completos de emisor, receptor y detalle de productos o servicios.

Requisitos para comenzar a facturar

1. RUT actualizado: verifica que tu actividad económica y dirección estén vigentes en ATV.
2. Registro como Emisor-Receptor: dentro de ATV habilita la opción en el menú “Comprobantes electrónicos”.
3. Llave criptográfica: es un archivo .p12 que firma digitalmente cada comprobante. Se solicita en el mismo portal y llega al correo registrado.
4. Software de facturación: puede ser el gratuito de Hacienda, un proveedor autorizado (Alegra, Factun, FinanzaPro) o tu propio ERP.
5. Catálogo CAByS: cada ítem debe tener su código de 13 dígitos para asignar la tasa de IVA correcta, ya sea 13%, 4%, 2% o 1%.

Códigos CAByS: el corazón de la clasificación

El Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) es administrado por el Banco Central y contiene más de 20.000 códigos. Al incluirlo en la factura, el sistema determina la tasa y el tratamiento fiscal adecuado. Para encontrar el código:

• Usa el buscador oficial ingresando palabras clave.
• Descarga el archivo completo para integrarlo a tu ERP.
• Consulta sitios especializados como Bite UCR o listas proveídas por tus cámaras empresariales.

Actualiza el catálogo cuando Hacienda publique modificaciones (CAByS 2025 entra en vigor el 1 de junio de 2025). Durante el periodo de transición debes aceptar ambos códigos en tu software.

Paso a paso: registrarse como emisor

1. Ingresa al ATV y selecciona “Comprobantes electrónicos”.
2. Completa el formulario de Registro Emisor-Receptor indicando el tipo de contribuyente y los medios de contacto.
3. Solicita la llave criptográfica; el sistema enviará un enlace para descargarla. Guarda la contraseña en un gestor seguro.
4. Configura tu software con el número de consecutivo y la llave. Si usas el sistema gratuito, descarga la aplicación de escritorio.
5. Realiza pruebas en el ambiente de certificación. Debes emitir al menos una factura, un tiquete y una nota de crédito antes de pasar a producción.
6. Empieza a facturar en vivo. Cada comprobante se envía a la DGT y sólo se considera válido cuando recibes la respuesta “ACEPTADO”.

Campos obligatorios en la factura

Verifica que cada documento incluya:

• Datos del emisor (nombre legal, cédula jurídica, dirección, correo).
• Datos del receptor (cédula, nombre, correo). Para consumidores finales se usa “01-0000-000000”.
• Consecutivo de 20 dígitos y clave numérica única de 50 dígitos.
• Fecha y hora con zona horaria.
• Condición de venta (contado, crédito) y medio de pago.
• Detalle por línea: descripción, cantidad, unidad de medida, precio unitario, descuento, código CAByS y tasa de IVA.
• Totales: subtotal, descuentos, impuesto, total neto y total a pagar.

Agrega la nota “Información general. No constituye asesoramiento fiscal” cuando corresponda y guarda el XML junto con la representación gráfica (PDF/impreso) durante al menos 5 años.

Elegir entre el sistema gratuito y un proveedor privado

Analiza tu volumen de facturación y el número de sucursales antes de decidir. Muchos negocios empiezan con el sistema gratuito y migran a un proveedor cuando necesitan más control.

Proceso de validación y aceptación

Cada comprobante atraviesa tres pasos: (1) tu software genera el XML y lo firma con la llave criptográfica, (2) se envía a la DGT para su validación sintáctica y (3) se reenvía al cliente con el estado “aceptado”, “aceptado con diferencias” o “rechazado”. Si la DGT lo rechaza, debes corregirlo y reenviar dentro de las 8 horas siguientes.

Tus clientes también pueden aceptar o rechazar facturas a través del ATV. Es una buena práctica descargar los acuses de recibo y almacenarlos junto con el XML.

Errores frecuentes y cómo resolverlos

• CAByS inválido: actualiza el catálogo y vuelve a firmar el documento.
• Llave vencida: solicita una nueva desde ATV, instala el certificado y reinicia tu software.
• Consecutivo duplicado: verifica que cada terminal tenga rangos distintos o usa un proveedor que administre la secuencia.
• Tiempo desfasado: sincroniza el reloj del servidor para que el sello coincida con la hora oficial.
• Cliente rechaza la factura: revisa la razón, emite nota de crédito y genera una nueva factura corregida.

Documentación que debes conservar

Hacienda puede exigir los XML, PDF y acuses hasta por 5 años. Mantén una copia en la nube y otra local cifrada. Además, descarga mensualmente el reporte de ventas y compras desde tu portal o proveedor para conciliarlo con la D-104.

Relación con otras obligaciones

La factura electrónica alimenta tres procesos críticos:

1. Declaración D-104: los totales por tasa se importan directamente al formulario mensual.
2. Control del crédito fiscal: sólo puedes usar como respaldo facturas aceptadas por la DGT.
3. Elección de régimen: en el régimen tradicional es obligatoria en todo momento; en el simplificado sólo se usa factura de compra.

Checklist antes de emitir tu primera factura

• RUT actualizado con actividades y domicilios.
• Registro de Emisor-Receptor aprobado.
• Llave criptográfica activa y respaldada.
• Catálogo CAByS cargado en el sistema.
• Pruebas exitosas en el ambiente de certificación.
• Política para administrar consecutivos por sucursal.

Casos reales

Próximos pasos

Una vez que domines la emisión electrónica, revisa las guías complementarias sobre presentar el D-104, comprender las tasas del IVA y elegir el régimen tributario adecuado. Mantén tus comprobantes aceptados para aprovechar al máximo los créditos fiscales.