Régimen Tradicional vs Simplificado en Costa Rica

Resumen preparado con datos de Hacienda (Generalidades del Régimen Simplificado) y la Ley del IVA. Verifica con tu asesor antes de cambiar de régimen.

Por qué existen dos regímenes

Costa Rica ofrece dos caminos para cumplir con el IVA: el Régimen Tradicional dirigido a empresas con contabilidad completa y el Régimen de Tributación Simplificada pensado para negocios pequeños con operaciones repetitivas. Elegir bien impacta tu flujo de caja, la carga administrativa y el acceso al crédito fiscal. Esta guía se conecta con las páginas de Formularios D-104/D-105 y con las tasas de IVA que deberás aplicar sin importar el régimen.

Características del Régimen Tradicional

• Obligatorio para: empresas con ingresos superiores al límite del simplificado, servicios profesionales, industrias y cualquier contribuyente no listado en el decreto del simplificado.
• Cálculo del IVA: sistema de débito-crédito. Declaras las ventas gravadas (13%, 4%, 2%, 1%) y restas los créditos fiscales de compras.
• Formulario: D-104 mensual, con vencimiento el día 15.
• Factura electrónica: obligatoria en todas las operaciones. Es necesario dominar el sistema ATV.
• Contabilidad: libros detallados, inventarios, conciliaciones bancarias y estados financieros.
• Ventajas: se puede recuperar todo el crédito fiscal, acceder a devoluciones, tomar deducciones y demostrar capacidad financiera.
• Retos: requiere personal contable o software especializado y control estricto de documentos.

Características del Régimen Simplificado

• Objetivo: facilitar el cumplimiento a pequeños negocios de sectores específicos (sodas, panaderías, bares, pulperías, artesanos, pescadores).
• Requisitos vigentes 2024-2025:
  • Compras anuales ≤ 186 salarios base (≈ ₡93 millones).
  • Máximo 5 empleados y activos fijos ≤ 350 salarios base.
  • Actividad incluida en el decreto del régimen simplificado.
• Cálculo del impuesto: se aplica un factor sobre las compras trimestrales según la actividad (por ejemplo, minimercados 3,5%).
• Formulario: D-105 trimestral, vencimientos el 15 de enero, abril, julio y octubre.
• Factura electrónica: sólo cuando se emite factura de compra a proveedores que no usan comprobantes electrónicos. Las ventas diarias pueden registrarse en tiquetes manuales.
• Ventajas: trámites menos frecuentes, no requiere contabilidad compleja, flujo de caja predecible.
• Limitaciones: no se puede acreditar el IVA soportado, no aplica a exportadores ni a empresas con cadenas largas y se debe abandonar si se exceden los límites.

Tabla comparativa

Decisión paso a paso

1. Verifica si tu actividad es elegible. Consulta la lista oficial en el PDF “Generalidades del Régimen Simplificado”.
2. Calcula tus compras y empleados. Si superas los límites, debes permanecer en tradicional.
3. Analiza el crédito fiscal. Si necesitas recuperar IVA para mantener tu margen (por ejemplo, compras de inventario o maquinaria con 13%), el régimen tradicional suele ser mejor.
4. Evalúa la carga administrativa. Negocios con pocas operaciones pueden preferir el simplificado para reducir tiempo y honorarios.
5. Simula ambos escenarios. Usa tus datos reales para comparar impuestos y esfuerzo. Más abajo incluimos ejemplos.

Simulaciones reales

Cambios recientes (2024)

• El límite de compras subió a 186 salarios base.
• Se actualizó la lista de actividades elegibles, incorporando food trucks y tiendas de conveniencia pequeñas.
• La DGT exige que los contribuyentes del simplificado mantengan control de inventarios básicos y presenten D-105 electrónicamente.

Cómo solicitar el ingreso al Régimen Simplificado

1. Reúne documentos: estados financieros, detalle de compras, nómina y activos.
2. Ingresa al ATV → “Registro Único Tributario” → “Modificar actividades”.
3. Selecciona “Solicitud de ingreso al Régimen Simplificado” y adjunta la documentación.
4. Espera la resolución (hasta 30 días). Durante ese lapso sigues declarando D-104.
5. Una vez aprobada, presenta el primer D-105 en el período siguiente.

Para salir del simplificado (por decisión propia o por incumplir requisitos) debes notificarlo en ATV antes del 31 de diciembre. El cambio entra en vigor el 1 de enero del año siguiente.

Impacto en otras obligaciones

• Renta y cargas sociales: se mantienen sin cambios. Aunque estés en simplificado, debes llevar registros que soporten tu declaración de Impuesto sobre la Renta.
• Factura electrónica: en el simplificado se utiliza la factura de compra electrónica para documentar compras a informales. El proveedor en tradicional debe emitir la factura completa.
• Canasta básica: productores CBT pueden estar en cualquiera de los regímenes, pero deben cumplir con las reglas de IVA 1%.

Checklist de cumplimiento

• ¿Tu actividad figura en la lista del simplificado?
• ¿Tus compras y personal se mantienen dentro de los límites?
• ¿Cuentas con controles para medir ventas y compras cada trimestre?
• ¿Tu software de facturación electrónica puede cambiar de régimen sin perder historiales?
• ¿Tienes respaldo de inventarios y contratos para justificar el factor aplicado?

Consejos antes de decidir

• Evalúa tus márgenes: si dependes del crédito fiscal para ser rentable, mantente en tradicional.
• Cuando estés cerca del límite de compras, proyecta si lo superarás en los próximos meses para evitar cambios forzosos.
• Documenta cualquier comunicación con Hacienda (consultas, resoluciones) y adjúntala a tus políticas internas.
• Si planeas abrir nuevas sucursales o entrar a cadenas de supermercados, el régimen tradicional suele ser requisito para negociar.

Relación con las demás guías

Completa tu análisis con la guía del D-104, las tasas del IVA y la implementación de factura electrónica. Así tendrás una visión integral antes de definir la estrategia tributaria de tu negocio.