Factura Electrónica Ecuador (SRI): Requisitos, Cómo Emitirla y Facturador Gratuito

¿Qué es la Factura Electrónica?

La factura electrónica, o Comprobante Electrónico, es un documento digital que cumple la misma función que una factura física tradicional: respalda la transferencia de bienes o la prestación de servicios. Sin embargo, se emite, firma y transmite de forma completamente electrónica.

En Ecuador, estos documentos son autorizados por el Servicio de Rentas Internas (SRI) y cuentan con una firma electrónica que les otorga total validez legal y tributaria. El formato estándar para estos comprobantes es el XML, un lenguaje de marcado que permite el intercambio de información estructurada entre sistemas.

¿Es Obligatoria la Factura Electrónica en Ecuador?

Sí, es obligatoria. Desde el 29 de noviembre de 2022, todos los contribuyentes con RUC (Registro Único de Contribuyentes) están obligados a emitir comprobantes de venta electrónicos. Esta medida fue un paso definitivo del SRI para modernizar y digitalizar el sistema tributario del país.

La única excepción importante a esta regla son los contribuyentes que pertenecen al régimen RIMPE - Negocio Popular. Ellos pueden seguir emitiendo notas de venta físicas preimpresas en lugar de facturas electrónicas.

No cumplir con esta obligación puede acarrear sanciones severas, incluyendo multas que, según la normativa de 2024, pueden ir desde $460 hasta $13,800 USD.

Tipos de Comprobantes Electrónicos

El sistema no se limita solo a las facturas. Existen varios tipos de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que debes conocer:

• Factura Electrónica: Para transacciones comerciales entre empresas o con consumidores finales.
• Comprobante de Retención Electrónico: Documenta las retenciones de IVA y de Impuesto a la Renta.
• Nota de Crédito Electrónica: Se usa para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.
• Nota de Débito Electrónica: Para cobrar intereses por mora u otros cargos adicionales.
• Guía de Remisión Electrónica: Sustenta el traslado de mercaderías dentro del territorio nacional.

Requisitos para Emitir Factura Electrónica

Para empezar a facturar electrónicamente, necesitas cumplir con cuatro requisitos fundamentales:

1. Firma Electrónica: Es un certificado digital en formato de archivo o token que sirve como tu identidad digital. Debes obtenerla de una entidad de certificación autorizada por ARCOTEL (Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones).
2. Software de Facturación: Necesitas un sistema que genere los comprobantes en el formato XML requerido por el SRI. Puedes optar por el facturador gratuito del SRI o contratar un software privado.
3. Conexión a Internet: Indispensable para enviar los comprobantes al SRI para su autorización y para remitirlos a tus clientes.
4. Acceso a SRI en Línea: Debes tener tu RUC y clave para acceder al portal del SRI y gestionar la autorización de emisión.

Facturador Gratuito del SRI: Una Opción Ideal para Empezar

El SRI ofrece una herramienta online llamada "Facturador SRI", diseñada para facilitar la adopción de la facturación electrónica, especialmente para pequeños y medianos contribuyentes.

Ventajas Principales:

• 100% Gratuito: No tiene ningún costo de licencia o uso.
• Basado en la Web: No necesitas instalar nada en tu computador. Funciona directamente desde el navegador en la página del SRI.
• Completo: Permite emitir todos los tipos de comprobantes electrónicos (facturas, retenciones, notas de crédito, etc.).
• Automático: Genera el archivo XML, lo firma y lo envía al SRI de forma transparente.

La única limitación es que no está disponible para "Contribuyentes Especiales", que son las empresas más grandes del país designadas por el SRI.

Cómo Emitir una Factura Electrónica (Paso a Paso)

El proceso general para emitir tu primera factura electrónica es el siguiente:

1. Obtener la Firma Electrónica: Contacta a una de las entidades autorizadas (como el Banco Central del Ecuador o Security Data) y adquiere tu certificado.
2. Solicitar Autorización al SRI: Ingresa a "SRI en Línea", ve a la sección de Facturación Electrónica y solicita la autorización para emitir comprobantes en el ambiente de "Producción".
3. Acceder al Facturador: Ingresa al Facturador Gratuito del SRI con tu RUC y clave.
4. Crear el Comprobante: Rellena los datos de tu cliente (RUC/cédula, nombre, email) y el detalle de los productos o servicios, especificando el IVA (15%, 0%, etc.).
5. Firmar y Enviar: El sistema te pedirá cargar tu firma electrónica y su contraseña para firmar el documento. Luego, lo enviará automáticamente al SRI.
6. Recibir Autorización: En segundos, el SRI valida el comprobante y devuelve una autorización con una "Clave de Acceso" única de 49 dígitos.
7. Enviar al Cliente: Una vez autorizado, el sistema te permite enviar el RIDE (Representación Impresa del Documento Electrónico) en formato PDF y el archivo XML al correo electrónico de tu cliente.

Proveedores de Software Privado (Alternativas)

Si tu volumen de facturación es alto o necesitas funcionalidades adicionales como control de inventario, contabilidad integrada o reportes avanzados, un software de facturación privado puede ser una mejor opción. Algunas alternativas populares en Ecuador son:

• Contífico (ahora parte de Siigo)
• Factura Hero
• Facturero Móvil
• EDICOM

Estos sistemas suelen tener un costo mensual, pero ofrecen mayor automatización y se integran con otros procesos de negocio.