e-Kuatia Paraguay: Sistema de Factura Electrónica SIFEN

Qué es SIFEN (Sistema Integrado de Facturación Electrónica Nacional)

El SIFEN es el sistema electrónico nacional para la emisión, validación y aprobación de documentos tributarios electrónicos en Paraguay. Fue desarrollado por la Dirección Nacional de Ingresos Tributarios (DNIT), anteriormente conocida como SET, como parte de la modernización del sistema tributario paraguayo.

El objetivo de SIFEN es:

• Modernizar la recaudación fiscal mediante documentos digitales
• Reducir la evasión al tener control en tiempo real de las operaciones comerciales
• Formalizar las transacciones económicas del país
• Disminuir la falsificación de facturas (las facturas de papel eran fáciles de falsificar)
• Facilitar la declaración de impuestos (los DTEs alimentan automáticamente el Formulario 120)

Desde su lanzamiento oficial en 2022, SIFEN ha logrado un hito importante: más de 1 mil millones de Documentos Tributarios Electrónicos (DTEs) aprobados. Esto demuestra la adopción masiva del sistema por parte de empresas y contribuyentes.

Qué son los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE)

Los DTEs son documentos fiscales emitidos digitalmente a través de SIFEN. Reemplazan las antiguas facturas de papel y tienen plena validez legal para respaldar operaciones comerciales y crédito fiscal de IVA.

Tipos de DTEs en el Sistema SIFEN

1. Factura Electrónica: Documento principal de venta de bienes o servicios (reemplaza la factura de papel)
2. Boleta de Venta: Para ventas a consumidores finales sin necesidad de detalles fiscales (equivalente al ticket)
3. Nota de Crédito: Para anular o corregir una factura ya emitida
4. Nota de Débito: Para ajustes que aumentan el monto de una factura previa
5. Guía de Remisión: Para documentar traslado de mercaderías sin venta inmediata
6. Nota de Remisión: Documento complementario para operaciones específicas

Cada DTE tiene un Código de Control (CDC) único generado por SIFEN que certifica su autenticidad y validez.

e-Kuatia vs e-Kuatia'i: Las Dos Opciones de Facturación

SIFEN ofrece dos modalidades para que los contribuyentes emitan DTEs, dependiendo del tamaño y capacidad tecnológica de cada negocio:

Opción 1: e-Kuatia (Para Empresas Medianas y Grandes)

¿Qué es? Es la modalidad donde la empresa desarrolla su propio software o contrata a un proveedor tecnológico para integrar su sistema de facturación con SIFEN.

Características:

• Software propio o de terceros: La empresa usa su sistema de facturación habitual (ERP, sistema contable, software de punto de venta)
• Integración API: El software se conecta con SIFEN mediante servicios web (API REST)
• Alto volumen: Ideal para empresas que emiten cientos o miles de facturas diarias
• Automatización: La emisión de DTEs está totalmente automatizada dentro del flujo de trabajo
• Múltiples establecimientos: Permite gestionar varias sucursales o puntos de emisión
• Requiere desarrollo: Necesita programadores o proveedores especializados

¿Para quién es?

• Grandes empresas y corporaciones
• Cadenas comerciales con múltiples sucursales
• Empresas con alto volumen de facturación
• Negocios que ya tienen sistemas ERP sofisticados

Ejemplo: Una cadena de supermercados con 20 sucursales que emite 50.000 facturas diarias integrará su sistema de cajas registradoras con SIFEN mediante e-Kuatia.

Opción 2: e-Kuatia'i (Para Pequeños Contribuyentes)

¿Qué es? Es una plataforma web gratuita proporcionada por la DNIT donde los pequeños contribuyentes pueden emitir DTEs manualmente a través de un navegador, sin necesidad de software especializado.

Características:

• 100% gratuita: Sin costo de licencia ni mensualidad
• Interfaz web: Se accede desde cualquier computadora con internet y un navegador
• Manual o semi-automática: Se completa un formulario en línea para cada factura
• Un establecimiento: Diseñada para negocios con un solo punto de emisión
• Bajo volumen: Ideal para quienes emiten pocas facturas al día (hasta 50-100)
• Fácil de usar: No requiere conocimientos técnicos avanzados
• Sin instalación: Todo funciona en la nube

¿Para quién es?

• Pequeños comercios (tiendas, despensas)
• Profesionales independientes (contador, abogado, consultor)
• Talleres y pequeños servicios
• Emprendimientos unipersonales
• Negocios que no quieren invertir en software

Ejemplo: Un contador independiente que emite 20 facturas al mes usa e-Kuatia'i desde su computadora para facturar a sus clientes.

Comparación e-Kuatia vs e-Kuatia'i

Requisitos para Usar e-Kuatia'i

Si eres un pequeño contribuyente y decides usar e-Kuatia'i, necesitas cumplir dos requisitos previos:

1. Certificado Cualificado de Firma Electrónica (CCFE)

Es un certificado digital que garantiza la autenticidad de tus DTEs. Funciona como tu "firma digital" ante la DNIT.

¿Cómo obtenerlo?

1. Acudir personalmente a las oficinas de la DNIT
2. Presentar tu cédula de identidad vigente
3. Si es persona jurídica, presentar documentos de la empresa
4. La DNIT verifica tu identidad y emite el certificado
5. El certificado se instala en tu computadora (archivo digital)

Importante: El CCFE tiene una vigencia limitada (generalmente 2-3 años) y debe renovarse antes de su vencimiento.

2. Timbrado Electrónico

Es la autorización de la DNIT para emitir DTEs. Reemplaza el antiguo "timbrado" de las facturas de papel.

¿Cómo obtenerlo?

1. Ingresar a la plataforma Marangatú
2. Solicitar Timbrado Electrónico para tu establecimiento
3. Especificar tipo de documento (factura, boleta, etc.)
4. La DNIT aprueba y asigna el timbrado
5. Con el timbrado aprobado, ya puedes emitir DTEs

Importante: El timbrado electrónico también tiene vigencia (por ejemplo, 1 año) y debe renovarse periódicamente.

Calendario de Obligatoriedad 2025-2026

La implementación de SIFEN es progresiva. La DNIT ha dividido a los contribuyentes en grupos, cada uno con una fecha límite para comenzar a usar facturación electrónica obligatoriamente.

Grupos y Fechas de Obligatoriedad

¿Cómo saber a qué grupo pertenezco?

1. Ingresa a Marangatú con tu RUC
2. Consulta tu "Grupo de Obligatoriedad" en la sección de SIFEN
3. La DNIT también publica listas oficiales en su sitio web
4. Alternativamente, consulta directamente en las oficinas de DNIT

¿Qué pasa si no cumplo con la fecha límite?

• Multas: Por no emitir DTEs cuando es obligatorio
• Facturas inválidas: Las facturas en papel emitidas después de la fecha límite no tienen validez fiscal
• Sin crédito fiscal: Tus clientes no podrán usar tus facturas para recuperar IVA
• Sanciones progresivas: A mayor tiempo sin cumplir, mayores las multas

Cómo Funciona el Proceso de Emisión de un DTE

El flujo completo de emisión de un documento electrónico a través de SIFEN es el siguiente:

Paso 1: Crear el DTE

• e-Kuatia: Tu software genera el DTE en formato XML según especificaciones SIFEN
• e-Kuatia'i: Completas el formulario web con datos del cliente, productos, montos, IVA, etc.

Paso 2: Firmar Digitalmente

• El DTE se firma con tu Certificado de Firma Electrónica (CCFE)
• Esto garantiza que el documento es auténtico y proviene de ti

Paso 3: Enviar a SIFEN para Validación

• El DTE firmado se envía al servidor de SIFEN
• SIFEN valida:
  • Que el formato XML sea correcto
  • Que la firma digital sea válida
  • Que el timbrado esté vigente
  • Que los cálculos de IVA sean correctos

Paso 4: Aprobación o Rechazo

• Si todo está bien: SIFEN aprueba el DTE y genera un Código de Control (CDC) único
• Si hay errores: SIFEN rechaza el DTE e indica qué corregir (ej: "RUC del cliente inválido", "monto no cuadra")

Paso 5: Obtener el DTE Aprobado

• Una vez aprobado, recibes el DTE con el CDC incorporado
• El CDC es como el "número de serie" del documento y prueba su validez

Paso 6: Entregar al Cliente

• Formato digital: Envías el DTE por email (archivo XML o PDF generado)
• Formato físico: Imprimes una representación gráfica del DTE (con código QR) y entregas al cliente
• El cliente puede verificar la autenticidad del DTE en el portal de la DNIT usando el CDC

Beneficios de la Facturación Electrónica

Para las Empresas

• Ahorro de costos: No hay gasto en impresión de facturas de papel, timbrados físicos, almacenamiento
• Velocidad: Emisión instantánea de facturas
• Automatización: Integración con sistemas contables y F120
• Archivo automático: Todos los DTEs quedan almacenados en SIFEN (no se pierden)
• Menos errores: Validaciones automáticas reducen errores de cálculo
• Cumplimiento asegurado: Las facturas aprobadas por SIFEN son 100% válidas legalmente

Para la DNIT (y el Estado)

• Reducción de evasión: Control en tiempo real de todas las operaciones comerciales
• Aumento de recaudación: Mayor formalización = más impuestos cobrados
• Fiscalización eficiente: Auditorías más rápidas y precisas con datos digitales
• Detección de fraudes: Sistema detecta automáticamente facturas sospechosas o duplicadas

Para los Clientes (Consumidores y Empresas)

• Verificación de autenticidad: Cualquiera puede verificar si una factura es real en el portal DNIT
• Crédito fiscal asegurado: Las facturas electrónicas aprobadas siempre son válidas para recuperar IVA
• Facilidad de archivo: No necesitan guardar papel, todo está digital
• Auditorías simplificadas: Empresas tienen sus compras digitalizadas automáticamente

Cómo Empezar con e-Kuatia'i: Guía Rápida

Paso 1: Obtener Certificado de Firma Electrónica

1. Ir a oficina DNIT con cédula
2. Solicitar CCFE
3. Instalarlo en tu computadora

Paso 2: Solicitar Timbrado Electrónico

1. Ingresar a Marangatú
2. Ir a "Timbrados" → "Solicitar Timbrado Electrónico"
3. Completar datos del establecimiento
4. Esperar aprobación (usualmente 24-48 horas)

Paso 3: Acceder a e-Kuatia'i

1. Ingresar a portal e-Kuatia'i (dnit.gov.py/web/e-kuatia)
2. Autenticarse con RUC y certificado digital
3. Configurar establecimiento y punto de emisión

Paso 4: Emitir tu Primera Factura

1. Seleccionar "Emitir Factura"
2. Completar datos del cliente (RUC/cédula, nombre, dirección)
3. Agregar productos/servicios (descripción, cantidad, precio unitario)
4. Sistema calcula IVA automáticamente
5. Revisar totales
6. Enviar a SIFEN
7. Esperar aprobación (segundos)
8. Descargar/imprimir DTE aprobado

Paso 5: Practicar

Emite varias facturas de prueba (puedes anularlas después) para familiarizarte con el sistema antes de tu fecha de obligatoriedad.